A escrituração fiscal é uma das principais responsabilidades tributárias das empresas, funcionando como uma prestação de contas financeiras e fiscais ao Fisco. Erros, inconsistências ou omissões na escrituração ou na entrega dos SPEDs (Sistema Público de Escrituração Digital) podem ser prontamente detectados pela Receita Federal, resultando em autuações e multas que podem comprometer a saúde financeira do negócio.
Vamos explorar os principais erros que acontecem nesse processo e como você pode evitá-los:
1. Falta de Documentos Fiscais
Um erro comum é não registrar todos os documentos fiscais recebidos. Esse deslize pode reduzir a base de cálculo de tributos, como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), e resultar em multas.
Cada Estado tem suas próprias regras, mas em São Paulo, por exemplo, a multa é de 10% sobre o valor da operação por documento que deixou de ser escriturado. Portanto, garantir que todos os documentos fiscais estejam registrados é essencial para evitar problemas com o Fisco.
2. Erros e Inconsistências
Somos humanos, e erros acontecem, especialmente quando o processo de conferência da escrituração é feito manualmente. No entanto, erros na entrega das obrigações podem gerar multas e até processos administrativos.
Seja uma falha no lançamento de notas ou uma inconsistência nos valores informados, é fundamental investir em ferramentas e práticas que ajudem a minimizar as chances de erro humano.
3. Não Realizar a Conciliação Fiscal
A conciliação fiscal é o processo de conferir se os documentos registrados no sistema interno da empresa estão em conformidade com o que está na base oficial da SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Não realizar essa conferência pode deixar a empresa vulnerável a erros graves, como registros incompletos ou incorretos, o que pode resultar em penalidades.
Empresas que não possuem um processo eficiente de conciliação ficam “às escuras” quanto à sua situação fiscal, correndo o risco de acumular erros sem saber.
Como Evitar Erros na Escrituração Fiscal?
Dado o impacto financeiro de um processo de escrituração fiscal com falhas, é essencial implementar controles eficazes e manter uma rotina de conferência mensal. Aqui estão algumas dicas para garantir que seu processo de escrituração fiscal seja mais eficiente e livre de erros:
1. Garanta 100% dos XMLs
Os XMLs são os arquivos digitais das notas fiscais, e todas as informações fiscais da sua empresa dependem desses arquivos. Por isso, é crucial garantir o recebimento de todos os XMLs das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) emitidas contra o CNPJ da sua empresa. Um software especializado pode facilitar o monitoramento e o recebimento desses arquivos.
2. Acompanhe o Status das Notas Fiscais
Mesmo notas fiscais canceladas precisam constar na escrituração para que os débitos de ICMS e IPI (Imposto sobre Produtos Importados) sejam anulados corretamente. Portanto, manter um acompanhamento em tempo real do status das notas na SEFAZ é essencial para evitar erros de cálculo e omissões.
3. Automatize a Conferência de Escrituração
A conciliação fiscal é um passo essencial para garantir que as informações da empresa estejam alinhadas com os dados oficiais do governo. A melhor forma de realizar essa conferência é com o uso de softwares que automatizam a comparação entre os registros internos e a base de dados oficial da SEFAZ. Isso reduz significativamente o risco de inconsistências e garante que a escrituração fiscal seja precisa e confiável.
A escrituração fiscal é um processo que exige atenção e controle rigorosos. Pequenos erros podem gerar grandes multas e dores de cabeça para a empresa. Automatizar processos, garantir a integridade dos XMLs e acompanhar o status das notas fiscais são passos fundamentais para manter a conformidade e evitar problemas fiscais no futuro.
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