Um dos maiores desafios de uma gestão contábil terceirizada, tanto para o cliente quanto para o escritório contábil contratado, é o envio e recebimento da documentação financeira e patrimonial no prazo correto. Esse processo deve ocorrer mensalmente (ou, em alguns casos, semanalmente), conforme estipulado no contrato de serviços entre o cliente e a assessoria contábil.
O atraso no envio da documentação gera impactos significativos para ambas as partes, resultando em problemas que podem ir desde multas e retrabalhos até prejuízos financeiros. Entre os problemas mais comuns causados por esse atraso estão:
- Pendências junto aos órgãos fiscalizadores (estadual, municipal e federal), o que pode impedir a emissão de Certidões Negativas de Débitos;
- Retrabalho, que aumenta a necessidade de retificações nas obrigações acessórias entregues aos governos;
- Redução da eficiência e produtividade na entrega das demonstrações financeiras aos sócios;
- Dificuldade na conciliação de trabalhos mensais com demandas anteriores;
- Impedimento de participar de licitações e distribuição de lucros, em alguns casos.
Além de ser uma ferramenta essencial para a gestão estratégica, a contabilidade precisa estar sempre atualizada. O envio tardio da documentação compromete a exatidão das informações financeiras, o que pode levar os gestores a tomarem decisões erradas, colocando em risco a saúde financeira da empresa.
Documentos necessários e o prazo de envio
Para garantir que sua empresa esteja sempre em conformidade com as exigências fiscais e operacionais, solicitamos aos clientes que enviem a documentação financeira até o 5º dia útil do mês subsequente. Os documentos incluem:
- Extratos bancários de contas correntes, aplicações, cobranças e desconto de duplicatas;
- Extratos das operadoras de cartão de crédito, com todos os recebimentos e pagamentos;
- Controles de estoque (para indústrias e comércios), incluindo valores de matéria-prima, produtos acabados e mercadorias para revenda;
- Comprovantes de pagamentos, desde que relacionados à atividade da empresa e realizados em seu nome;
- Planilha/relatório com a identificação de pagamentos/recebimentos;
- Contratos diversos, como empréstimos, câmbio, seguros, locação, consórcios, etc.;
- Processos de importação e exportação.
Consequências do envio em atraso
O envio tardio da documentação pode acarretar diversas complicações para a empresa. Entre elas, destacam-se:
- Multas aplicadas pelo fisco devido ao não cumprimento das obrigações acessórias;
- Retrabalhos e custos adicionais de honorários para corrigir inconsistências e manter a conformidade com as exigências fiscais;
- Risco de multas mais severas e perda de benefícios fiscais importantes, além da necessidade de reprocessamento de informações e declarações.
Se houver dúvidas sobre quais documentos precisam ser enviados ou como realizar o processo de contabilização, o Departamento Contábil da Clássico Alphaville está à disposição para orientar e esclarecer todas as dúvidas.
A importância de manter a contabilidade atualizada
Manter a contabilidade do negócio atualizada não apenas evita problemas e penalidades, como também oferece uma visão clara e precisa da saúde financeira da empresa.
Uma contabilidade em dia garante que os gestores tenham informações precisas para tomar decisões estratégicas, identificar oportunidades de crescimento e garantir a sustentabilidade financeira a longo prazo.
Uma empresa com as finanças organizadas e transparentes está preparada para enfrentar os desafios do mercado e prosperar!
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